CD Saône-et-Loire
Les plans du Gouvernement, les lois, sont des documents complexes et volumineux qui impactent fortement la collectivité et ses agents. Ceux-ci manquent de temps et ont besoin de les décrypter rapidement afin de saisir les conséquences sur leur quotidien ou comprendre l’environnement dans lequel ils évoluent. Le public est varié dans la collectivité et va de l’expert au « débutant ». L’enjeu est de proposer des formats adaptés à chaque agent et plus vivant que le diaporama classique.
Des formats ludiques et accessibles à tous les agents pour décrypter rapidement les lois et plans du Gouvernement.
La demande émane du Directeur général des services départementaux. Ce travail est réalisé par le service documentation pour le fond et les services des éditions départementales pour la forme. Le service documentation :
Analyse les documents et rédige la synthèse
Ecrit le scénario du film et enregistre les voix
Extrait les éléments essentiels de la synthèse pour la réalisation de l’infographie synthétique
Le service des éditions départementales :
Réalise le film : graphisme et montage
Réalise l’infographie synthétique
Les membres du conseil des directeurs
Les agents du Département
Les organismes partenaires du Département
Les élus (en cours de réalisation)
L’association Interdoc (Association des documentalistes de collectivités) et ses adhérents
En fonction de l’actualité, les documents sont créés et diffusés selon le même processus :
Préparation de la synthèse : récolte et analyse des documents (articles de presse et de revue, dossiers de presse, présentations récupérées sur les sites Internet officiels), rédaction de la synthèse ; Préparation du film : rédaction d’un scénario à partir de la synthèse afin que le service des éditions départementales puisse créer le film, enregistrement des voix par les documentalistes ; Préparation de l’infographie synthétique : extraction des informations essentielles et envoi au service des éditions départementales pour la construction de l’infographie ; Présentation et distribution des documents en conseil des directeurs ; Publication d’une page dédiée dans le portail documentaire de la collectivité ; Promotion de ces documents via un marque-page, des actualités sur l’intranet des agents ; Impression des documents pour distribution aux directions et services concernés mais aussi pour certains organismes partenaires ou lors d’évènements organisés par le Département (exemple : Salon de l’ESS) ; Mise en ligne sur le site d’Interdoc afin de partager le travail réalisé avec d’autres professionnels et le mettre à disposition d’autres collectivités.
2019-2020-2021 : réalisation sur les politiques publiques ayant un impact sur le Département
1 documentaliste en charge de la thématique concernée
1 documentaliste pour la relecture et l’apport d’une vision extérieure et parfois pour l’enregistrement à deux voix pour dynamiser les films
1 graphiste
Information rapide et efficace en conseil des directeurs sur des sujets très impactant pour la collectivité. Gain de temps pour tous et diffusion de la culture « collectivités » à tous les agents de la collectivité. Ces documents sont très utiles aux agents lorsqu’ils préparent des concours par exemple. Près de 5 000 connexions enregistrées sur les pages du portail documentaire pour consulter ces documents en 2019 et 2020. Une dizaine de sujets traités : action publique 2022, Loi Elan, Loi Egalim, Loi engagement et proximité, Loi protection de l’enfant, Loi de transformation de la fonction publique, Loi LOM, Pacte pour l’enfance, Stratégie pauvreté, etc. Plus de 4 000 impressions et près de 1 700 téléchargements des documents depuis le portail documentaire
Au fur et à mesure de l’actualité, de nouvelles lois et de nouveaux plans sont décryptés par le service documentation et mis en image par le service des éditions départementales. Plusieurs Directions ou services de la collectivité ont fait appel au service Documentation afin de travailler sur d’autres thématiques : observatoire de l’eau, RSA, FSL. Un film réalisé en interne a été diffusé lors d’une assemblée départementale. Ce travail a été partagé via l’association Interdoc avec d’autres professionnels de la documentation et mis à disposition d’autres collectivités. Certaines directions l’ont également partagé avec leurs organismes partenaires ou l’ont diffusé lors d’évènements organisés par le Département (exemple : Salon de l’ESS).
Les documents seront mis à la disposition des élus départementaux via leur extranet. L’expertise du service documentation est régulièrement sollicitée pour accompagner les directions dans la réalisation de documents d’information (Infographies, films, etc.). Depuis 2021, un documentaliste est chargé de réaliser des infographies synthétiques sur les politiques départementales à destination des agents et des élus.