CD Isère
La crise sanitaire a ébranlé les organisations et les hommes, révélant des fractures autant que de formidables atouts. Mi-avril, la reprise se prépare. Mais comment cadencer une reprise progressive et raisonnée des activités ? Diffuser des protocoles sanitaires et conduire des aménagements à même de sécuriser l’activité et de rassurer les agents ? Comment, en écoutant leurs besoins, les accompagner ? Comment tirer des enseignements de toutes les expériences inédites de la période de crise ?
Traiter avec la même importance les différents volets de la reprise, avec les agents au cœur d’un processus développé en trois piliers : l’opérationnel sur sites (1), l’accompagnement des agents (2) et le retour d’expérience (3).
Mettre les agents au cœur du processus de reprise en coordonnant 3 axes :
• la sécurité des agents à leur retour sur site,
• leur accompagnement RH (en fournissant aux cadres la méthodologie d’un accompagnement adapté),
• documenter la gestion de cette crise par un retour d’expérience.
-La directrice générale des services (stratégie et coordination)
-Un pilote par axe : deux DGA et une chargée de mission actionnant de nombreuses directions métiers et supports dont : la direction de la construction et des environnements de travail, la direction des ressources humaines (cellule prospective), la direction de la performance et de la modernisation (accompagnement et pilotage de projets, com. interne et innovation…)
Mobilisant, pour le seul lancement du pilier accompagnement par exemple : 170 agents représentant 32 directions notamment territoriales en 47 rencontres réparties sur 5 semaines.
Le pilier Retour d’expérience (ReTEx) mobilisera en outre, dans sa phase « à froid » à venir, les partenaires institutionnels du Département (Agence Régionale de Santé, Education Nationale, Préfecture et services déconcentrés de l’Etat, SDIS, …) ainsi que les usagers du Département pour recueillir leur perception de la gestion de crise et d’organisation de la réponse opérationnelle du Département pendant cette période.
Tous les agents du Département, quelles qu’aient été leurs positions administratives depuis le 16 mars (télétravail, présentiel, absence exceptionnelle, autre).
Un Copil Reprise hebdomadaire coordonné par la Directrice générale des services assure le suivi des différents groupes projets via leurs pilotes.
Simultanément, tous les chantiers sont engagés (protocoles sanitaires/ aménagement des sites/site Intranet/ FAQ et forum de questions RH/ appels aux agents contributeurs etc.)
Le travail commence le 14 avril et est présenté à tous les agents le 24 avril via un Essentiel (courrier de la DGS à tous les agents) « à propos du 11 mai ».
Les agents sont tenus régulièrement informés de l’avancée des différents piliers via diverses communications de leur encadrement ; un site intranet dédié est opérationnel le 11 mai.
L’agenda des piliers Accompagnement et Retour d’expérience est établi jusqu’à fin 2020.
Investissement, fonctionnement, maintenance.
Internes : pilotes et acteurs agents de la collectivité exclusivement.
Tous les agents de la collectivité, et à terme les partenaires et usagers pour le volet retour d’expérience.
Gains immédiats :
-réassurance immédiate des agents inquiets d’un retour en présentiel ;
-cohésion, dynamique d’équipe et image positive de l’employeur ;
-reconnaissance et valorisation des agents : ils sont associés à la conception et à la mise en œuvre des piliers (groupes de travail/de parole) et plus globalement sont au cœur de la démarche ;
-cohérence des décisions donnant à voir une stratégie maîtrisée y compris de l’après-crise
Gains à moyen et long terme :
-ReTEx : signal fort d’une collectivité désireuse de progresser, de tirer des enseignements utiles à partir de l’expérience de tous ses agents, associés à la démarche d’amélioration et de performance.
-Renforcement des liens partenariaux, et simplification probable de certaines procédures, ré-interrogation des modes de faire sur certaines pratiques.
Méthode éprouvée et ajustable aux organisations réplicable simplement en cas de crise de toute nature.
Hors situation de crise : la méthodologie d’accompagnement des agents comme la sécurisation ou la mise en conformité des sites sont également réplicables.
Le ReTEx compose à lui seul le bilan et le suivi du projet. Son analyse servira de projet d’évolution.
Une citation, attribuée à Richelieu, a été souvent utilisée pendant la crise sanitaire : il ne faut pas tout craindre, mais il faut tout préparer. Avec les 3 piliers de la reprise, le Département de l’Isère a choisi de SE préparer sur tous les fronts, y compris pour ne pas faire « comme si rien ne s’était passé ».