La démarche agile qui améliore l’efficience des formations

45% des personnes sortant d’une formation financée par la région Grand Est n’ont pas trouvé d’emploi stable un an après la formation. Cause identifiée : 2 personnes sur 5 déclarent avoir eu une mauvaise orientation au moment de l’entrée en formation.

Un mode projet totalement nouveau, avec un agent détaché de toutes ses missions (agent incubé ) sur le projet et un management en mode agile, pour trouver, la solution pour rendre efficientes les formations financées par la région pour les demandeurs d’emploi.

• D’ici fin 2019, 250 promesses d’embauche dans la Région Grand Est avec un retour à l’emploi supérieur à 90% après la formation.
• Développer des partenariats avec d’autres acteurs (Pôle emploi notamment) et d’autres régions en France.
• Côté management, démultiplier ces initiatives pour améliorer le service public rendu aux usagers grâce à une meilleure compréhension de leurs besoins, augmenté grâce aux technologies et au numérique.

La région Grand Est avec une convention avec la Direction Interministérielle du Numérique (DINSIC), service du 1er ministre

Les demandeurs d’emploi et les entreprises qui peinent à recruter.

La démarche a été gérée en méthode agile (ou incrémentale) dès le début :

Le problème indiqué au départ a pivoté début 2019 grâce à des enquêtes de terrain directement auprès des utilisateurs (2100 demandeurs d’emploi et 490 e treprises).

L’équipe composée de 3 personnes de la DINSIC au départ (dans le cadre de la convention) et d’un agent de la région Grand Est agissait en autonomie. Chaque personne était au courant quotidiennement de l’avancée du projet. Les personnes étaient polyvalentes : le développeur, par exemple, était présent pendant les enquêtes de terrain, sans « développer » au sens informatique du terme. L’équipe a testé plusieurs solutions « manuelles » avant de développer informatiquement une solution.

Le projet était constamment remis en question avec les retours des bénéficiaires pour être le plus impactant possible et proposer une solution directement utile. A mi-parcours, l’équipe projet a proposé de faire pivoter le modèle car la première solution retenue n’avait pas suffisamment d’impact. Les élus et la direction de la Région ont fait confiance, et suivi leurs recommandations.
La solution : « Trait d’union » permet la rencontre, avant la formation, entre demandeurs d’emploi et entreprises qui s’engagent réciproquement autour d’un véritable projet emploi-formation. « Trait d’union » facilite la sélection, la prise de rendez-vous avant formation, la promesse d’embauche et le déroulement de la formation :

• Le demandeur d’emploi choisit un emploi à côté de chez lui via la liste des emplois disponibles et en lien avec au moins une formation financée par la région Grand Est.
• L’entreprise et le demandeur se rencontrent lors d’une immersion de quelques jours.
• L’entreprise s’engage à embaucher la personne en fin de formation et le demandeur d’emploi s’engage à poursuivre la formation.
• Le demandeur d’emploi part en formation, financée par la Région Grand Est, et fait son stage de formation dans l’entreprise.
• A la fin de la formation, la personne commence directement son contrat (CDI ou CDD de 6 mois et plus) dans l’entreprise.

La démarche est évaluée en continu. Ce qui est proposé pour la suite :

• une géolocalisation des formations et des emplois, pour améliorer le matching initial.
• automatiser un maximum le processus.
• créer des partenariats avec Pôle emploi et au moins une autre région (toutes les régions ont un retour à l’emploi d’environ 50% après formation et pourraient donc être intéressées).
• faire le lien avec le projet national PACTE qui propose des formations par compétences et donc directement en lien avec les besoins des demandeurs d’emploi et des entreprises.

1er janvier 2019 : convention avec la DINSIC
Mi 2019 : test de la version 1 de la solution, mise en ligne sur le bassin d’emploi de Metz.
Septembre à décembre 2019 : développement à d’autres bassins d’emploi de la région.

Coût pour la collectivité : 270 000€ (janvier à décembre 2019) + un agent détaché à temps plein sur cette mission pour 2019. Equivaut à environ 2,2 ETP en juin 2019.

La solution « Trait d’union » a généré à date 20 projets de formation reliés à des perspectives d’embauche sur le territoire de Metz. Plus de 400 personnes sont entrées en contact avec le service proposé.
En interne, l’agent a acquis une méthodologie de projet en mode « agile », qu’elle va désormais diffuser en formant d’autres collègues.
Au niveau management, le DGS et le Président ont suivi de près le projet.
Lors de son évaluation, l’agent a souligné la fluidité et la facilité d’organisation qui ont été mis en place, en parallèle de tous les circuits administratifs classiques. Son chef de service a coordonné toutes les sollicitations internes, pour « protéger » au maximum l’agent en mode start up et lui permettre de se concentrer sur le projet.

La région capitalise sur ce projet et souhaite développer en 2020 son propre incubateur.

L’idée est que ce projet fasse école, et que d’autres initiatives de la Région suivent la même méthodologie, avec une meilleure prise en compte des besoins des utilisateurs, une équipe dédiée avec réduction des intermédiaires et la création d’une solution « petit à petit ».