CC Mad & Moselle
Le territoire de la CCM&M est composé de petites communes rurales et périurbaines qui rencontrent des difficultés à recruter des personnes compétentes à temps non complet, car il n’existe pas de formation initiale pour ce métier très polyvalent.
Création d’un service de secrétaires de mairie mutualisé et spécialisation partielle des agents du service avec la création d’une plateforme d’ingénierie locale.
La communauté de communes Mad & Moselle est à l’initiative de cette innovation au service des communes de l’EPCI.
Les communes membres de la CCM&M volontaires.
Une équipe de secrétaires de mairie a été recrutée et formée, notamment dans le cadre des emplois d’avenir, pour répondre aux besoins des communes participantes.
– Création d’un diplôme universitaire de secrétaires de Mairies à l’Institut Supérieur d’Administration et de Management – IAE de Nancy à l’initiative de la CCM&M et avec le Centre de Gestion de Meurthe-et-Moselle, pour une professionnalisation des secrétaires de Mairie grâce à la formation initiale.
– Une démarche GPEC, en lien avec le Centre de Gestion de Meurthe-et-Moselle, est en cours afin d’organiser le dispositif et tendre vers une spécialisation partielle des agents du service administratif mutualisé.
– Signature d’une charte de gouvernance du service mutualisé par les communes qui participent au service, qui fixe le rôle de chacun (communes/CC) et définit le lien hiérarchique et fonctionnel et impose une formation au management de proximité des élus (Maire ou Adjoints) qui participent au service.
– Gestion des agents par un employeur unique : GRH rigoureuse, plan de formation ambitieux et avantages sociaux que les petites Mairies ne proposent pas (amicale du personnel, mutuelle de groupe, tickets restaurant, garantie maintien de salaire …).
– Les agents font partie d’une équipe de secrétaires de Mairies qui se réunissent régulièrement pour échanger sur leurs pratiques et gérés par un responsable unique. L’objectif est de créer une plateforme d’échanges de documentations et de procédures.
– Véritable cogestion du service : la CCM&M dispose du lien hiérarchique sur les agents (pouvoir disciplinaire, évaluation annuelle …) et les communes conservent un lien fonctionnel avec les secrétaires, ils définissent leurs tâches au quotidien.
Service mis en place depuis 2012 et en permanente extension depuis.
8 agents (5,41 ETP) employés exclusivement au profit du service mutualisé, pour 12 communes.
Plan de formation INTRA : réservé aux secrétaires de mairies (cotisation CNFPT).
Budget total 2018 : 153 000 €, pris en charge par les contributions des communes participantes ; aucun coût résiduel pour la CCM&M.
Meilleure qualité du service rendu par les communes, plus grande continuité du service, meilleure motivation des agents, amélioration de la relation CC/communes.
– Les mairies bénéficient d’agents formés
– Gestion RH transférée à la CCM&M
– Continuité du service assurée en cas de maladie et renfort possible en cas de pics d’activité
– Travail en réseau, en lien avec les services communautaires
Grâce au service administratif mutualisé, la CCM&M propose un service de délivrance de titres d’identité depuis le 1er juin 2018, au siège administratif de Thiaucourt. Le service est assuré par des agents du service administratif mutualisé, en lien étroit avec les secrétaires de mairie du territoire.
Au sein des EPCI avec des communes de petite taille, pour leur offrir un confort de gestion, rendre les emplois qu’ils proposent plus attractifs et assurer la continuité de leur service.
12 communes dans le dispositif ; aucune ne l’a quitté et de plus en plus de communes s’inscrivent.
Maintenant que le service est stabilisé, l’ambition est d’aller plus loin dans la démarche, vers une spécialisation partielle des secrétaires de Maires et la création d’une plateforme d’ingénierie.
Les communes pourraient faire appel au service mutualisé pour répondre à un besoin particulier (élaboration du budget, mise en place d’un document d’urbanisme) dans le but de rendre un service toujours meilleur, même en petite commune.
Une nouvelle démarche GPEC est à venir pour l’automne 2018 et une étude est en cours sur la faisabilité de mise en place d’une Mairie virtuelle permanente.