Plaisir
Plaisir, 32000 habitants, organise plusieurs centaines d’événements chaque année, portés par de nombreux services municipaux. En l’absence de dispositif centralisé, cette multitude d’initiatives entraîne une perte de visibilité, des chevauchements de dates, une mobilisation inadéquate des ressources et un manque de coordination entre les élus, les services et les partenaires. Cette fragmentation nuisant à la cohérence de l’action publique locale, un besoin fort de pilotage, de planification partagée et de communication transversale est rapidement apparu comme une priorité stratégique.
EVE est une application innovante, entièrement imaginée par la ville de Plaisir pour coordonner et planifier des événements, avec une vision globale et partagée pour les élus et les agents.
La Direction Générale des Services , la Direction des Systèmes d’Information et l’ensemble des directions parties prenantes.
Les élus et l’ensemble des services municipaux bénéficient des apports de la solution EVE.
EVE est une application accessible aux agents et aux élus de la collectivité permettant de référencer l’ensemble des événements de la ville tout au long de l’année.
Différents onglets par événement sont accessibles : la carte d’identité de l’événement, la présence des élus avec les éléments de langage, les pièces jointes, les invitations mairie et l’évaluation bilan de l’événement.
L’ensemble des données saisies ouvrent des droits spécifiques aux agents et élus désignés pour interagir dans l’application.
L’application est directement reliée aux agendas Outlook permettant d’envoyer des invitations automatiques pour les événements ainsi qu’une newsletter hebdomadaire détaillant automatiquement l’ensemble des événements à venir par catégorie (sport, culture, social, etc.).
L’application dispose d’un processus de validation de la Direction générale des événements pour avoir un calendrier cohérent et un partage d’informations renforcé.
Un comité événementiel mensuel accompagne cette dynamique applicative par un processus formalisé et partagé de tous.
Le projet utilise la Power Platform et Power Apps, deux technologies déjà intégrées dans le cadre des licences Microsoft disponibles sur l’ensemble des ordinateurs.
Conception de l’application : année 2024
Phases de test de l’application : début 2025
Déploiement de l’application en production : mars 2025
Phase de retour d’expérience : 3ème trimestre 2025
Un coût unique d’investissement, sans investissement pluriannuel, sans coût de fonctionnement autre que les licences Microsoft dont la collectivité dispose déjà, et sans coût de maintenance.
Meilleure répartition des présences des élus sur le terrain lors des événements, avec plus de sérénité quant aux gestions d’agendas et aux superpositions d’événements à éviter.
Le fait de ne pas multiplier les événements sur une même date évite de démultiplier les ressources allouées pour la logistique.
Le planning des événements est plus cohérent et mieux organisé.
Cela permet de limiter la pénibilité pour les agents techniques de la ville et de respecter leur qualité de vie.
Cette application a un parfait potentiel de réplication pour des collectivités intéressées qui utiliseraient les mêmes technologies Microsoft. Les codes sources peuvent être répliqués et adaptés dans d’autres environnements, moyennant un faible coût d’investissement.
Un bilan de la prise en main et de la satisfaction de l’application va être effectué au cours du 3ème trimestre 2025.
Des préparations sont d’ores et déjà en cours pour concevoir une V2 de l’application courant 2026, intégrant de nouvelles fonctionnalités voulues des utilisateurs, agents et élus.
Ces évolutions seront abondées des résultats du questionnaire de satisfaction.