Paris
La crise sanitaire de la Covid-19 a profondément impacté l’organisation des activités quotidiennes de la Direction de la Propreté et de l’Eau (DPE). Afin de maintenir ses activités essentielles (collecte des déchets, nettoiement des rues…), il était essentiel de pouvoir communiquer au plus près des agents de la propreté et partager avec tous le même niveau d’information.
Le Point Info 5’ est un support quotidien de communication interne tenant sur une page et permettant aux encadrants de proximité d’informer et d’échanger avec leurs équipes sur les consignes, l’organisation du travail et le contexte sanitaire.
Il était souhaité un outil simple à diffuser, facile à construire, rapide à lire, utile et efficace. Le contenu et le niveau de lecture a été adapté pour toucher l’ensemble des agents par l’intermédiaire des encadrants de proximité.
Le projet est né de la volonté du Comité de Direction de la Propreté et de l’Eau d’avoir un outil de communication quotidienne et directe avec les agents de la Propreté afin de surmonter la crise sanitaire liée à la Covid-19.
Le Point Info 5’ est adressé chaque jour aux près de 500 encadrants de proximité (techniciens supérieurs des opérations, agents de maîtrise) pour qu’ils puissent ensuite relayer les informations aux 5 700 éboueurs, conducteurs et adjoints techniques de la Propreté de Paris.
Le Point Info 5’ relaie chaque jour 3 ou 4 informations clés, en fonction de l’actualité, de l’évolution de la crise, des nouvelles consignes sanitaires ou d’organisation, des informations RH ou de santé et sécurité au travail. Il permet aussi de traiter les remontées de terrain sur les difficultés rencontrées et les questions posées par les agents grâce à un comité éditorial qui se réunit virtuellement chaque jour pour valider le numéro du lendemain. Ce comité réunit des membres du Service Technique de la Propreté de Paris (central et déconcentré), du Service de Prévention et des Conditions de Travail et du Service communication.
L’ensemble tient sur un recto. Facile à imprimer, il est affiché dans les ateliers et garages pour une durée de 5 jours afin de tenir compte de la rotation des effectifs.
Imaginé dès la semaine du 16 mars (début du confinement), le premier numéro a été diffusé le 24 mars. Le Point Info’ 5 a été édité 5 fois par semaine entre le 24 mars et le
6 juin 2020. Depuis, il est diffusé deux fois par semaine pour tenir compte d’une actualité « Covid-19 » moins dense et de la stabilisation de la situation.
Le Point Info 5’ est réalisé et diffusé par le Service communication. Chaque numéro est construit et validé avec un comité éditorial regroupant les services pertinents (environ 15 minutes/jour). On peut estimer le temps de réalisation à environ 2h/jour pour une personne.
Le Point Info 5’ est un outil souple à la mise en œuvre qui ne nécessite aucun financement ou budget spécifique.
La mise en œuvre du Point Info 5’ a été très appréciée tant par les encadrants de proximité que par les agents de terrain. Reconnu comme particulièrement utile durant cette période d’incertitude, il a généré de nombreuses remontées de terrain de la part d’agents souhaitant voir aborder tel ou tel sujet dans cet outil qui s’est rapidement imposé comme la source principale de la bonne information.
Les agents n’ont pas hésité à le relayer chaque jour sur leur groupe Facebook « éboueurs de Paris et fiers de l’être », qui compte 1 500 membres.
Il a également été très largement affiché durant toute la période dans les ateliers et garages de la Propreté de Paris.
Ce type d’outil aussi simple que direct, peut facilement être répliqué dans d’autres Directions de la Ville de Paris ou d’autres collectivités, en particuliers pour les services déconcentrés.
Convaincue par la pertinence de maintenir un tel outil, la Direction de la Propreté a décidé de continuer le Point Info 5’ au-delà de la crise sanitaire avec une fréquence bihebdomadaire. Cela permet de disposer d’un moyen efficace de communication directe auprès des encadrants de proximité et par extension, de l’ensemble des agents de terrain, en complément de nos outils habituels (journal interne, écrans dynamiques et chaîne YouTube, intranet, affichage…).