Paris
Les reporting pour piloter l’activité se font à partir de données saisies par des utilisateurs, parfois éloignés des dirigeants. Décider sur des informations incomplètes, obsolètes voire erronées est un risque que les organisations ne peuvent pas prendre. La fiabilité des données, et le partage des contraintes dans la construction des indicateurs sont des moyens qui permettent de disposer d’une vision précise de l’organisation et de prendre les décisions sur des bases justes.
L’innovation réside dans la mise en place d’une méthode de notation de la qualité des données, qui sert également d’outil de sensibilisation et de dialogue de l’ensemble des acteurs qui interviennent sur le processus de reporting.
L’objectif est de co-évaluer la qualité des données avec l’ensemble des parties prenantes, pour partager les différentes contraintes, les attentes en matière de reporting, les pratiques métiers et ainsi instaurer un dialogue permettant d’inscrire les agents en tant qu’acteur de la data.
Ce projet est mené par le Service des Systèmes d’Information et des Usages Numériques (SSIUN) de la Direction de l’Action Sociale, de l’Enfance et de la Santé (DASES).
Le projet propose d’intervenir au niveau des demandes de reporting qui sont faites auprès des spécialistes qui établissent des tableaux de bord.
Le projet s’adresse aux chefs de programme décisionnel, aux statisticiens, aux contrôleurs de gestion, aux encadrants, et aux utilisateurs.
L’enjeu est de comprendre le terrain, de revoir autant que besoin les processus métiers pour doter la collectivité de données fiables et pertinentes qui viendront éclairer les décideurs.
La première étape est de qualifier la donnée :
Il s’agit d’abord d’évaluer la qualité des données à partir de 10 questions qui permettent de noter sur 20 la donnée utilisée. Exemple : Une note <10/20 définit la qualité des données comme très faible, ne permettant pas l’aide à la décision. A contrario, une note comprise entre 13 et 16/20 caractérise la qualité de la donnée comme correcte, avec des résultats conformes aux pratiques.
La deuxième étape est de fiabiliser les données :
Il convient ensuite de réunir les conditions d’un cercle vertueux de fiabilisation des données afin d’améliorer la note obtenue et d’établir un plan d’actions.
Exemple : Si à la question, « Y-a-t-il un contrôle des données mis en place (outil ou humain) ? », la réponse est non, une démarche peut être engagée de mise en place d’un contrôle embarqué dans l’outil ou d’un dispositif de plan de contrôle interne pour augmenter la note de 2 points.
La grille de notation propose donc des actions à mettre en place en fonction des différents critères évalués (unicité, comparabilité, exactitude, fraîcheur des données).
Le lien ci-dessous présente notre démarche, sous forme de vidéo :
Depuis début janvier 2019
La construction de la démarche a été construite avec l’investissement de 20 jours/agent.
Aucune dépense supplémentaire n’a été engagée au-delà du temps passé par les agents qui se sont investis à construire cette démarche.
Le projet vise à terme l’ensemble des agents de la direction (4 300 agents).
Cette notation est mise en place dans un premier temps pour tous les nouveaux états de reporting, soit environ 2 à 3 par mois et est étendue depuis 2020 à tous les tableaux de bord utilisés par la direction. Cette méthode a été présentée au sein du comité data de la ville de Paris et à l’événement « Paris Innove » du 29/11/2019.
D’autres directions s’intéressent d’ores et déjà à mettre en place une démarche analogue comme la Direction de la Voirie et des Déplacements et notre partenaire APUR (Atelier Parisien d’Urbanisme).
Le projet est en opérationnel depuis début janvier 2019 pour chaque nouvelle demande de reporting et permet chaque année de limiter le nombre de reporting et d’harmoniser les indicateurs (exemple : taux de contractualisation des demandeurs du RSA).