Cannes
Chaque année, les directions traitent 59 rapports des délégataires de service public (plusieurs centaines de pages) sous délai contraint et moyens humains limités. Une partie importante du temps est liée à leur lecture et à la rédaction de fiches de synthèse qui seront débattues en CCSPL et en conseil municipal.
Comment faciliter la rédaction des synthèses et en faire un levier d’actions pour exercer un contrôle complet des contrats avec les mêmes moyens humains ?
Chaque année, les directions traitent 59 rapports des délégataires de service public (plusieurs centaines de pages) sous délai contraint et moyens humains limités. Une partie importante du temps est liée à leur lecture et à la rédaction de fiches de synthèse qui seront débattues en CCSPL et en conseil municipal.
Comment faciliter la rédaction des synthèses et en faire un levier d’actions pour exercer un contrôle complet des contrats avec les mêmes moyens humains ?
Le Maire et la DGS incitent dès 2024 à déployer l’IAG pour réduire le temps consacré aux tâches répétitives et chronophages, tout en améliorant globalement l’efficacité des services.
La Direction Déontologie Contrôle de Gestion (DDCG) et le chargé de projet IAG ont expérimenté l’IAG pour analyser les rapports annuels, générer automatiquement des fiches de synthèse et analyser les comptes financiers fournis.
Pour les directions chargées du suivi des contrats en leur libérant du temps de travail à plus forte valeur ajoutée.
Pour les élus et les usagers des services publics délégués en leur fournissant une information plus claire et fiabilisée.
L’utilisation de l’IAG pour rédiger les 59 fiches de synthèse suppose d’utiliser une solution répondant aux normes de sécurité des données puis de construire un nouveau cadre de travail :
Les premiers tests de solutions d’IAG ont été effectués fin 2024 par la DDCG accompagné par le chargé de projet IAG. Au printemps 2025, la solution retenue est mise en service.
La rédaction des 59 fiches de synthèse était une tâche chronophage et répétitive, avec une qualité variable selon les directions qui rencontraient des difficultés d’analyse et de rédaction. Ce dispositif permet de fluidifier le traitement de ces rapports, de produire des fiches claires et complètes selon une trame commune et d’améliorer l’information fournie aux usagers.
Les directions peuvent ainsi se concentrer sur des réflexions stratégiques, transformant une tâche peu valorisante en un projet managérial transversal, mobilisateur et démonstrateur des potentiels de l’IA.
Avant, des catégories A consacraient 1 100 heures de travail à cette tâche. Aujourd’hui, le contrôle d’une fiche nécessite au maximum deux heures de travail, soit 118 heures au total.
Fort potentiel de diffusion pour l’ensemble des directions chargées de rédiger des rapports annuels et pour l’analyse de volume de données importantes, par exemple le contrôle des associations subventionnées.
L’IAG permet de faire plus avec le même nombre d’agents dans un budget contraint.
L’IAG constitue un outil précieux pour améliorer la gestion des dossiers volumineux offrant une capacité de synthèse et facilitant l’identification des enjeux des contrats, des chiffres clés et des éventuelles difficultés sur de nombreuses années.
En optimisant la pertinence des recherches et la rapidité d’analyse des dossiers, l’IAG permet aux agents de collectivement réfléchir sur son utilisation – qui est à faible coût – avec la possibilité d’affecter les agents à des tâches à forte valeur ajoutée et d’améliorer la productivité dans la gestion des services publics, notamment en optimisant l’organisation RH dans la perspective du départ en retraite de 20% des effectifs.