Blois - Agglopolys- CIAS
Cette proposition, inédite à l’échelle des 3 collectivités, répond à la volonté d’adaptation du fonctionnement des services au projet politique. Il était nécessaire de lancer un nouveau rapprochement des services des 3 collectivités pour prolonger l’élan de mutualisation ambitieux engagé il y a plusieurs années et permettre une meilleure définition des rôles de chacun (ElusChefs de service).
Une démarche de projet d’administration commune aux 3 collectivités ville / Agglopolys / CIAS, qui se caractérise par :
* le recours à des techniques d’animation et de participations innovantes pour son élaboration
* une restitution à chacun des 1650 agents des 3 collectivités
* l’appel à l’expérience et l’intelligence collectives de l’encadrement et des 1650 agents des 3 administrations et leur association à la mise en oeuvre du programme d’actions
La démarche de projet d’administration est née de la volonté commune des directions générales Ville/Agglopolys/CIAS. Convaincus par la démarche, les exécutifs ont laissé « carte blanche » à la Direction générale et aux services, en partant du postulat qu’aucune des propositions ne sauraient être censurées.
Le projet d’administration a vocation à être le fil directeur des temps d’échanges avec les élus et les cadres jusque 2020. Il est commun aux 3 collectivités, articulé et cohérent avec le plan de mandat municipal et le projet de territoire de l’agglo
• Le projet d’administration a été élaboré en 6 étapes, en 2 ans, et s’est appuyé principalement sur les compétences et ressources internes :
– décembre 2013-déc. 2014 : lancement et cadrage de la démarche, lancement auprès des 230 cadres des 3 collectivités (en présence du Maire de Blois et du Président d’Agglopolys et du CIAS), séminaires cadre, groupes de travail, enquêtes auprès des agents
– déc. 2014 à juillet 2015 : synthèse des productions et mise en forme rédactionnelle
– septembre 2015 : restitution à l’ensemble des agents de la Ville, d’Agglopolys et du CIAS Blaisois lors de 5 réunions déconcentrées sur le territoire de Blois.
– novembre 2015 à mars 2020 : mise en œuvre des 117 actions, classées et priorisées.
• Tout au long de la démarche, des outils de participations innovants ont été utilisés :
– un film type « complément d’enquête » auprès des agents pour recueillir leur définition du projet, des ateliers itinérants, l’utilisation de cartes heuristiques (mind map), l’organisation de formats P’tit Déj pour faciliter les échanges, la méthode post-it, la projection de 5 saynètes relatant les aventures de 2 fonctionnaires territoriaux « Sophia et Edouard » en s’inspirant de situations réelles rencontrées dans les 3 collectivités : le circuit des parapheurs, les relations au travail, la mobilité, la réorganisation de service, la relation à l’usager. Le but était d’inviter les agents des 3 collectivités à réagir lors des restitutions
• Le résultat a été la formalisation d’un document de 90 pages présentant la genèse du projet, le plan stratégique pour la période 2014-2020, les 117 pistes d’actions proposées, les 29 actions prioritaires, les perspectives, les annexes (cartes heuristiques).
• Tous les agents des 3 collectivités ont été destinataires d’un exemplaire papier du projet d’administration à l’issue des séances de restitution collective.
Les 1650 agents ont été mobilisés, dont 700 ont contribué directement à la co-construction du projet d’administration. Evaluation : 16 207 heures sur les 16 mois de concertation.
29 209€ de dépenses directes : vidéos, conception et impression du document tiré à 1800 ex
La démarche participative a permis de concerter directement 700 agents des 3 collectivités et a débouché sur un plan ambitieux de 117 actions dont la mise en œuvre est ouverte aux agents volontaires.
Les constats :
– une réelle adhésion et une implication forte des cadres
– une émulation positive voire un enthousiasme au sein des organisations
– l’émergence de propositions d’actions innovantes et très opérationnelles
– la fédération des équipes autour d’une feuille de route commune aux 3 collectivités pour la durée du mandat
– le renforcement d’une culture commune pour les 3 entités notamment par le décloisonnement des organisations
– la généralisation des lettres de missions
– une prise en compte fidèle des attentes exprimées par les agents
– une dimension très opérationnelle du projet d’administration
Le suivi de la mise en œuvre est assuré par l’équipe de Direction générale mutualisée (DGS, DGAS, Dircab) qui fait office de comité de pilotage. 10 groupes de travail ont été mises en place pour la déclinaison des actions opérationnelles. 4 lettres annuelles du projet d’administration et des points réguliers sous forme de réunions d’encadrement ou de séminaires
informent les agents de l’état d’avancement.
Un article dans la Gazette des Communes en juin 2015, intitulé « Cent pistes d’action
opérationnelles pour porter un projet d’administration » a permis de relayer au niveau national le caractère novateur et participatif de la démarche qui est parfaitement reproductible mais requiert plusieurs conditions :
– des élus porteurs de la démarche
– une équipe de direction générale motivée, volontariste et soudée
– l’établissement d’un cadre participatif clair
– le respect des engagements pris vis-à-vis des équipes
– l’existence d’une culture participative au sein des organisations